TOIMINTASUUNITELMA KAUDELLE 1.1. - 31.12.2012

 

1. TOIMINNAN TARKOITUS

 

SUOMA ry on jäsenistönsä edunvalvoja ja pyrkii parantamaan matkailuorganisaatioiden toimintaedellytyksiä ja toimintakykyä. SUOMA vaikuttaa matkailun valtakunnalliseen päätöksentekoon toimimalla mahdollisimman aktiivisesti eri foorumeilla ja yhteistyöryhmissä.

 

KESKEISET TAVOITTEET 2012:

SUOMA jatkaa v. 2010 käynnistettyä aktiivista vaikuttamista valtakunnallisessa matkailustrategiassa ehdotettuun koulujen kesä- ja talvilomien porrastukseen matkailuelinkeinon sesonkien pidentämiseksi ja tasapainottamiseksi.

SUOMA ry pyrkii saamaan alueittain käyntiin matkailun taloudellisten vaikutusten selvittämisen säännöllisesti vertailukelpoisilla mittareilla. Turussa kehitetty MAVA -mittaristo on jo käytössä useissa kaupungeissa ja tavoitteena on saada sen piiriin nopeasti uusia alueita.

SUOMA vaikuttaa aktiivisesti siihen, että Suomen kansainvälisen matkailuimagon markkinointiin ja elinkeinon tukitoimiin ulkomaan markkinoilla saadaan riittävästi rahallisia resursseja Matkailun edistämiskeskuksen budjetin kautta tai suorana rahoituksena matkailun alueorganisaatioille.

SUOMA -akatemia virtuaalikoulutus käynnistetään, mikäli neuvottelut yhteistyöhön tarvittavien matkailuoppilaitosten kanssa johtavat tulokseen.

Vuoden 2011 aikana julkistetun alueorganisaatioselvityksen tulokset levitetään mahdollisimman laajasti päätöksentekijöille ja pyritään sen avulla käynnistämään pitkään vireillä ollut ohjelma, jolla alueorganisaatioiden asema, rahoituspohja ja sitä kautta toimintaedellytykset saadaan nykyistä pitkäjänteisemmiksi.

Suoma pitää erityisen tärkeänä liikkenneyhteyksien kehittämistä kaikkialla Suomessa ja erityisesti huomiota tulisi kiinnittää maakuntakenttien elinvoimaisuuteen.

 

2. JÄSENISTÖ

 

SUOMA ry:n jäsenmäärä on 20 varsinaista alueorganisaatiojäsentä (ml. matkailukeskusjäsenet) ja 51 matkailutoimistojäsentä ja 10 yhteistyöjäsentä. Tämän lisäksi toiminnassa on mukana i-toimistojen käyttöoikeusmaksulla 79 toimistoa, Yhteensä SUOMA verkostoon kuuluu 150 matkailuorganisaatiota.

Alueorganisaatiojäsenet kattavat hyvin koko maan eikä niiden määrässä odoteta tapahtuvan oleellisia muutoksia. Vihreää i-kilpeä käyttäviä toimistoja tulee vuosittain muutamia uusia, mutta kuntaliitokset voivat vastaavasti pienentää itsenäisten toimistojen määrää.

 

3. HALLITUS

 

Sääntöjen mukaan vuosikokouksen valitsemaan hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi vähintään neljä ja enintään kuusi jäsentä ja lisäksi jokaiselle valitaan varajäsen. Vuonna 2012 hallituksen kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusi jäsentä, joista vähintään kaksi valitaan matkailutoimistojen edustajista.

Hallitus nimeää SUOMA ry:n edustajat valtakunnallisten ja muiden laaja-alaisten yhteisöjen hallintoelimiin.

 

4. EDUSTAJAT TYÖRYHMISSÄ JA YHTEISÖJEN HALLINTOELIMISSÄ

 

SUOMA ry:n hallitus nimeää edustajat työryhmiin. Työryhmiin valittu henkilö tuo kokouksissa esille SUOMA:n kannan ja toivomukset. Työryhmien jäsenet informoivat säännöllisesti hallitusta ja toiminnanjohtajaa.

SUOMA:n lausunnot antaa hallitus. Hallitus pyytää tärkeisiin SUOMA ry:lle kohdistettuihin lausuntopyyntöihin kommentit jäsenistöltä, mikäli se on aikataulullisesti mahdollista.

SUOMA ry:n tavoitteena on olla mukana mahdollisimman laajasti valtakunnallisessa matkailuun liittyvässä päätöksenteossa ja valtakunnallisesti tärkeiden hankkeiden valmistelussa.

 

5. YHTEISTYÖTAHOT JA JÄSENYYDET

 

MEK

MEK:n kanssa käsitellään erityisesti ulkomaan markkinoinnin työnjakoon, visitfinland -portaaliin ja Suomen imagomarkkinointiin liittyviä kysymyksiä. Vuonna 2011 valmistuneen alueorganisaatioselvityksen pohjalta käydään keskustelua alueorganisaatioiden tulevaisuuden roolista ja toiveista MEKin suuntaan. Edustajina ovat puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja.

TYÖ- JA ELINKEINOMINISTERIÖ

Ministeriön matkailusta vastaavan virkamieheen ja muihin avainhenkilöihin pidetään jatkuvia yhteyksiä ja esitellään valmistunut alueorganisaatioselvitys. Tavoitteena on saada ministeriö tukemaan toimia, joilla varmistetaan matkailuorganisaatioiden pitkäjänteinen toiminta ja rahoitusperiaatteet.

SUOMEN MATKATOIMISTOALAN LIITTO - SMAL

Suomen matkatoimistoalan liiton kanssa jatketaan yhteistyötä ja erityisesti sitä tiivistetään MATKA- messuihin ja siellä järjestettävään koulutukseen liittyen. SUOMA on SMAL:n toimialajäsen ja SMAL on SUOMA:n yhteistyöjäsen.

LINJA-AUTOLIITTO

SUOMA on Linja-autoliiton toimialajäsen ja Linja-autoliitto SUOMA:n yhteistyöjäsen.

TIEHALLINTO

SUOMA ry antaa pyydettäessä Tiehallinnolle lausuntoja i-toimistoihin liittyvistä ennakko-opasteista ja on mukana Tiehallinnon valtakunnallisessa matkailun toimintaedellytyksiä tukevassa työryhmässä ja tarvittaessa muissa matkailuliikenteeseen vaikuttavissa työryhmissä.

SUOMA ry toimii lausunnonantajana Tiehallinnon matkailutie-anomuksiin ja toimittaa Tiehallinnolle jatkuvasti päivitettävää luetteloa käyttöoikeusluvan saaneista i-toimistoista ennakko-opastuspäätöksiä varten.

MATKA -MESSUT

MATKA2012 -messuilla toteutetaan nyt neljättä kertaa Palvelevat matkailutoimistot infopiste, jota täydennetään halleissa liikkuvilla oppailla. Toiminta sai erittäin hyvää palautetta sekä näytteilleasettajilta että messuvierailta MATKA 2009, 2010 ja 2011 messuilla. Vuoden 2012 messuilla kotimaa ja ulkomaat ovat samassa hallissa ja SUOMA hoitaa nyt koko hallin opastuksen. Infopiste antaa tietoa kaikista näytteilleasettajista ja asiakkaat viedään tarvittaessa haluamalleen osastolle. Oppaita on useista matkailualan oppilaitoksista yhteensä yli 100. Infotoiminnan lisäksi tapahtuma tutustuttaa oppilaitoksia, SUOMA:a ja sen jäsenorganisaatioita toisiinsa. Samalla opiskelijat oppivat käytännön tasolla tuntemaan matkailualueita. Perustavoitteena messuilla on tehdä SUOMA:a ja erityisesti sen ”Palvelevat matkailutoimistot” -verkostoa tunnetuksi.

Toiminnanjohtaja on SUOMA ry:n edustajana MATKA -messujen näyttelytoimikunnassa.

PIIRI

SUOMA on ollut jo 6 vuoden ajan aktiivisesti kehittämässä yhdessä Kuntaliiton ja SEKES ry:n kanssa PIIRI yhteisöä (www.piiri.info), johon kaikki SUOMA:n toiminnassa mukana olevat henkilöt voivat maksutta liittyä. Piirin tavoitteena on kehittää kunnallisen sektorin markkinointivalmiuksia. Piirin toimintaa ollaan uudistamassa vuodelle 2012. Tavoitteena on koulutuksen lisäksi kehittää siitä entistä yhteisöllisempi foorumi kuntamarkkinointia tekeville tai siihen sidoksissa oleville henkilöille.

Piiri- verkosto tarjoaa vuoden aikana vähintään 4 laadukasta koulutustilaisuutta, joista kolme on maksuttomia. Matkailuorganisaatioiden osallistumista tilaisuuksiin aikaisempaa runsaslukuisemmin pyritään viestintää tehostamalla lisäämään. Puheenjohtaja tai toiminnanjohtaja on Kuntamarkkinoinnin SM-kisojen matkailusarjan tuomaristossa.

MAASEUTUPOLITIIKAN YHTEISTYÖRYHMÄN MATKAILUN TEEMARYHMÄ

SUOMA saa teemaryhmältä ajankohtaista tietoa suoraan ja sen lisäksi teemaryhmässä kulloinkin oleva alueorganisaation edustaja informoi SUOMA:a teemaryhmän toiminnasta.

MATKAILUN KANSALLINEN ENNAKKOVERKOSTO

SUOMA on mukana v. 2010 käynnistyneessä matkailun ennakointiverkostossa. Toiminta on muotoutumassa ja verkosto on matkailustrategian linjausten mukainen ja TEM:n sekä MEKin hyväksymä. Puheenjohtaja on verkoston strategiaryhmässä.

KOKO-HANKE

SUOMA on mukana TEM:n käynnistämän valtakunnallisen KOKO-verkostohankkeen ohjausryhmässä. SUOMA haluaa omalla koordinaatiopanoksellaan auttaa välttämään päällekkäisyyksiä alueorganisaatioiden toimintojen ja ja KOKO -hankkeen toimintojen kesken. SUOMA:n edustajana kokouksissa on puheenjohtaja tai toiminnanjohtaja.

MEDIAYHTEISTYÖ

SUOMA edistää laajojen kotimaan matkailunäkyvyyksien kehittymistä eri medioissa ohjaavalla konsultoinnilla. Mediayhteistyötä jatketaan mm. Lomasuomi -lehden, Look at Finland -lehden ja lomasuomi.fi -portaalin sekä gofinland.fi -portaalin kanssa. SUOMA:lla ei ole kaupallista mediaostosidosta ko. medioihin, mutta SUOMA tiedottaa sovituista yhteistyömuodoista jäsenistölleen.

Palvelevat matkailutoimistot -verkoston näkyvyydestä on sovittu LomaSuomi -lehden kesä- ja talvinumeroihin, Look at Finland -lehden kesä- ja talvinumeroihin, lomasuomi.fi -portaaliin, gofinland.fi -portaaliin ja visitfinland.com -portaaliin ja yhteistyö jatkuu näiden kaikkien kanssa. Kokonaisuuden mainosarvo on erittäin merkittävä ja organisaatiokohtaisesti jaettuna moninkertaisesti suurempi kuin jäsen- tai käyttöoikeusmaksu.

TUTKIMUS JA MATKAILUN VAIKUTUSTEN MITTAUS

SUOMA toimii Taloustutkimus Oy:n toteuttamaan matkailualuetutkimuksen päätilaajana ja vaikuttaa keskeisesti tutkimuksen sisältöön. Jäsenistö saa tutkimuksen alueellisesti räätälöidyt versiot erikoishintaan. Kyseinen tutkimus on tällä hetkellä ainoa laaja kotimaan matkailututkimus. Lisäksi tutkimuksella on n. 20 vuoden historia, mikä mahdollistaa myös pitkän aikavälin kehityksen seuraamisen.

SUOMA on tehnyt kattavan alueorganisaatioselvityksen joka esiteltiin SUOMA:n jäsenistölle Turun kesäseminaarissa 11.8.2011. Toimintavuoden aikana selvitys jalkautetaan kattavasti jäsenistöllle ja esitellään mahdollisimman laajasti eri sidostyhmille. Tavoitteen on saada käynnistymään prosessi, joka varmistaa alueorganisaatioiden pitkäjänteisen toimintakyvyn ja rahoituksen. Lisäksi sillä selkeytetään alueorganisaatioiden roolia matkailukentässä. Selvityksen on tehnyt Aija Laukkanen opinnäytetyönään.

Hieman suppeampi kartoitus on tehty aikaisemmin Palvelevat matkailutoimistot verkoston jäsenille ja nyt käytettävissä on ajantasainen tieto koko matkailuorganisaatiokentän tilanteesta ja kehitystarpeista.

SUOMA aktivoi jäsenistöään siirtymään yhdenmukaiseen matkailutulon ja matkailun työllisyysvaikutusten mittaukseen. Tavoitteena on muutaman vuoden sisällä saada kattava ja luotettava kokonaisnäkymä matkailun vaikutuksista. Yhtenäisen järjestelmän avulla alueet voivat myös vertailla tuloksiaan muihin saman mittariston piirissä oleviin alueisiin. Turussa Matkailun ja elämystuotannon klusterin, yliopiston kauppakorkeakoulun ja Turku Touringin yhteistyönä kehitetty mittaristo on jo käytössä useissa kaupungeissa. Toimintavuoden aikana mittariston käyttöä ja käyttökokemuksia esitellään aktiviisesti SUOMA:n tilausuuksissa ja viestinnässä.

MUU YHTEISTYÖ

SUOMA ry:n edustaja osallistuu tarvittaessa hallituksen päätöksellä muihin valtakunnallisesti merkittäviin yhteistyöryhmiin tai hallintoelimiin.

 

6.  HENKILÖSTÖ

 

SUOMA ry jatkaa sekä osa-aikaisen operatiivisen toiminnanjohtajan palvelujen ostamista että osa-aikaisen sihteerin palkkausta. Sihteerin tehtävänä on avustaa hallitusta ja hoitaa yhdistyksen taloutta.

Muita palveluita hankitaan tarvittaessa hallituksen päätöksin budjetin sallimissa rajoissa.

 

7. KOKOUKSET

 

Hallitus kokoontuu v. 2012 vähintään neljä kertaa. I-jaos kokoontuu tarvittaessa niin, että uudet lupahakemukset käsitellään kohtuullisessa ajassa.

Vuosikokous pidetään sääntöjen mukaisesti 31.9.2012 mennessä. SUOMA:n kesäseminaari järjestetään verkostoitumisen ja tutustumismatkan muodossa kesäkauden aikana.

 

  8. I-JAOS

 

Vuosikokous valitsee i-jaoksen, johon kuuluu 6 jäsentä ja näiden lisäksi i-jaoksen kokouksiin osallistuvat myös yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja tai toiminnanjohtaja. I-jaokseen valitaan mahdollisimman hyvin eri tähtiluokkia ja erityyppisiä i-toimistoja edustava koostumus.

I-jaoksen tehtävänä on käsitellä vihreän-kilven käyttöoikeushakemukset ja myöntää käyttöluvat. Lisäksi i-jaos käsittelee myös muita matkailutoimistojen kehittämiseen ja henkilöstön koulutukseen liittyviä asioita ja järjestää verkostoitumistilaisuuksia ja koulutusta i-toimistojen työntekijöille. Hyvää palautetta saaneet Palvelevat matkailutoimistot -verkostoitumisseminaarit saavat jatkoa mahdollisesti yhdistettynä SUOMA:n kesäseminaariin.

 

9. KOULUTUS

 

Pitkään suunnitelmissa olleen SUOMA-akatemia virtuaalikoulutuksen käynnistämiseen liittyvät neuvottelut matkailuoppilaitosten kanssa käydään loppuun toimintavuoden alussa. Mikäli toteutukseen löytyy oppilaitosten puolelta riittävästi kiinnostusta, voidaan Akatemia käynnistää pienimuotoisesti jo toimintavuoden ensimmäisellä puoliskolla. SUOMA-akatemia tulee käynnistyessään tarjoamaan jatkuvan virtuaalisen koulutusfoorumin sekä pitkäkestoisen että lyhytkestoisen koulutuksen osalta.

SUOMA:n jäsenorganisaatioiden piirissä on kehitetty paljon onnistuneita ratkaisuja hallinnollisella, toiminnallisella ja taloudellisella puolella. Toimintakauden aikana pyritään aktiivisesti löytämään parhaita käytäntöjä ja saamaan ne mahdollisimman laajan jäsenjoukon tietoisuuteen. Case esittelyitä on toteutettu jo kolmessa palvelevat matkailutoimistot verkostoitumisseminaarissa ja SUOMA:n kesäseminaarissa 2011. Case esimerkkien esittely on saanut erittäin hyvää palautetta ja käytäntöä tullaan jatkamaan seuraavissa yhteistilaisuuksissa.

Laadun kehittämiseen tähtäävä Laatutonni ei ole edennyt matkailuorganisaatioiden piirissä toivotulla vauhdilla. Syynä saattaa olla kiristyneet budjetit ja pienentyneet henkilöresurssit. SUOMA ry ei tee toistaiseksi aktiivisia toimenpiteitä asian edistämiseksi. Pitemmällä tähtäimellä matkailuorganisaatioiden on joka tapauksessa tärkeää pyrkiä yhteisen laatujärjestelmän piiriin.

Kaikki SUOMA:n koulutustapahtumat ovat avoimia sekä alueorganisaatiojäsenille että matkailutoimistojäsenille riippumatta siitä kummalle ne on erityisesti suunnattu.

 

10. REKISTERIJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN

 

Internet sivujen siirryttyä uudelle alustalle voidaan internetin kautta tehtäviä toiminnallisuuksia kehittää aikaisempaa paremmin ja aktiivisemmin. Vuoden 2011 loppupuolella käynnistynyt rekisterijärjestelmän kehittämistyö saadaan valmiiksi niin, että rekisteri on aktiivikäytössä heti toimintavuoden alussa. Sen avulla alueorganisaatiot, matkailutoimistot ja yhteistyöjäsenet voivat päivittää omia tietojaan ja nähdä muiden toimijoiden tiedot. Lisäksi rekisteriohjelman kautta luodaan eri tahoilla julkaistavia tiedostoja, postitusosoitteistoja ja hoidetaan jäsenmaksulaskujen tuottaminen.

11. SUOMA RYHMÄMYYNTIKIERTUE

 

SUOMA:n ryhmämyyntikiertueet järjestetään yhteistyössä Comma Group Oy:n kanssa. Kiertueille osallistuu vuosittain satoja matkailuyrityksiä. Kutsuttuja ryhmämatkoja tekeviä tahoja on tapahtumapaikoista riippuen 1500-2500. Kiertueiden aikatauluksi on toistaiseksi vakiintunut kahden kokeiluvuoden jälkeen alkutalvi ja -syksy. Kumpikin kiertue kestää 4 päivää. Kiertuetta kehitetään jokaisen kierroksen jälkeen tehtävän tarkan palautekyselyn pohjalta.

 

12. TIEDOTTAMINEN

 

Sisäistä tiedottamista tehdään pääsääntöisesti sähköisesti. SUOMA ry:n kotisivuja (www.suoma.fi) kehitetään aktivoivaan suuntaan tiedottamalla ja julkaisemalla tapahtumien aineistoa. Projekteissa ja yhteistyöhankkeissa mukana olevat vastuuhenkilöt viestivät säännöllisesti hallitukselle ja toiminnanjohtajalle, joiden kautta informaatiota välitetään jäsenistölle. Sekä sidosryhmä- että lehdistötiedottamisen taustatiedoiksi hankitaan valtakunnallinen tilastotieto Art Travel Oy:n kautta. I-jaos julkaisee i-toimistojen henkilöstölle suunnattua sähköistä newslettriä 3-4 kertaa vuodessa.

 

13. TALOUS

 

SUOMA ry:n kokonaisbudjetti vuodelle 2012 on 65 850 euroa.

Jäsenmaksut:
Jäsenmaksut ovat olleet useita vuosia samalla tasolla ja vuodelle 2012 niitä korotetaan n. 7,5 % vastaamaan paremmin erityisesti koulutustoiminnan, tutkimustoiminnan ja sähköisen valmiuden parantamiseen liittyviä kustannusrakenteita. Myös SUOMA:n lisääntyvä aktiivinen osallistuminen ja vaikuttaminen eri foorumeilla lisäävät kustannuksia.

Alueorganisaatiojäsenet / matkailukeskusjäsenet	700 euroa (650)*
SUOMA:n jäsenalueiden matkailutoimistot	350 euroa (myös käyttöoikeusmaksu sama) (325)*
Muut matkaiutoimistot	490 euroa ( myös käyttöoikeusmaksu sama) (455)*
Yhteistyöjäsenet	590 euroa (550)*
* suluissa v. 2011 jäsenmaksu

Palkkiot ja matkakulujen korvaukset:
Palkkioita SUOMAn hallituksen jäsenille tai edustajille työryhmissä ei makseta. Matkakuluja voidaan korvata hallituksen päätöksellä tapauskohtaisesti, mikäli edustajan oma työantaja ei niitä korvaa.

Hallituksen hyväksymänä ja talouden niin mahdollistaessa, voidaan toteuttaa myös muita jäsenistön tärkeäksi näkemiä toimintoja ja hankkeita.